Datenschutzerklärung

1. Zwei Rollen, die nicht zu verwechseln sind

TerminPilot verarbeitet Daten in zwei getrennten Zusammenhängen, und die Verantwortung liegt dabei an verschiedenen Stellen:

Diese Webseite. Verantwortlich ist die IDentity Center GmbH (Anschrift im Impressum). Es geht um sehr wenig — siehe Abschnitt 2.

Der Dienst selbst. Für die Daten der angerufenen Personen — Name, Rufnummer, Anschrift, Termine — ist der jeweilige Pflegedienst verantwortlich, der TerminPilot einsetzt. Die IDentity Center GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich in seinem Auftrag und nach seiner Weisung (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Wenn Sie als angerufene Person Auskunft möchten oder Widerspruch einlegen wollen, ist Ihr Pflegedienst die richtige Adresse. Wenden Sie sich gern auch an uns — wir leiten Ihr Anliegen unverzüglich dorthin weiter.

2. Diese Webseite

Die Seiten sind statisch. Es gibt keine Cookies, keine Analysedienste, keine Zählpixel, keine eingebetteten Inhalte Dritter und keine Schriftarten von fremden Servern. Es wird nichts gespeichert, was Sie später wiedererkennbar machen würde.

Beim Aufruf schreibt unser Webserver — wie jeder Webserver — einen Eintrag ins Protokoll: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Datei, Statuscode, Browserkennung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse ist der sichere Betrieb und die Abwehr von Angriffen. Diese Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Schreiben Sie uns eine E-Mail, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Der Schriftwechsel wird gelöscht, sobald er erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

3. Hosting

Die Webseite und die Anwendung laufen auf einem Server in Deutschland. Die Protokolldaten aus Abschnitt 2 entstehen dort.

4. Dienstleister im Betrieb des Anrufdienstes

Damit ein Anruf zustande kommt, werden Daten an Dienstleister übermittelt. Diese handeln als Auftragsverarbeiter; mit jedem besteht ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Twilio

Aufbau und Übertragung des Telefonats. Übermittelt werden die gewählte Rufnummer, die Absendernummer und der Gesprächsinhalt als Audiostrom. Twilio Inc. hat seinen Sitz in den USA.

Deepgram

Spracherkennung und Sprachausgabe während des Gesprächs. Übermittelt wird der Audiostrom sowie der Gesprächsanlass in Textform — darin enthalten sind Name und Termindaten der angerufenen Person. Deepgram Inc. hat seinen Sitz in den USA.

E-Mail-Versand

Systemnachrichten an die Mitarbeitenden des Pflegedienstes (Berichte, Zugangsdaten) laufen über ein Mailrelais innerhalb der EU.

Übermittlung in die USA. Twilio und Deepgram verarbeiten Daten auch in den Vereinigten Staaten. Grundlage sind die Standardvertrags­klauseln der Europäischen Kommission in Verbindung mit ergänzenden Schutzmaßnahmen sowie, soweit die Anbieter zertifiziert sind, das EU-US Data Privacy Framework. Ein Schutzniveau, das dem der DSGVO vollständig entspricht, kann für Übermittlungen in die USA nicht garantiert werden; insbesondere ist der Zugriff staatlicher Stellen nicht in jedem Fall auszuschließen.

5. Was gespeichert wird und wie lange

Im Dienst werden gespeichert: Stammdaten der angerufenen Personen (Name, Rufnummer, Anschrift), die Termine aus dem Tourenplan des Pflegedienstes, das Ergebnis jedes Anrufs sowie eine Mitschrift des Gesprächs.

Die Gesprächsmitschrift wird nach 90 Tagen gelöscht. Ergebnisdaten und Termine werden gelöscht, sobald der Pflegedienst sie nicht mehr benötigt, spätestens mit Beendigung des Vertrags. Eine Tonaufzeichnung des Gesprächs wird nicht angelegt.

Die konkreten Fristen legt der Pflegedienst als Verantwortlicher fest; die hier genannten sind die Voreinstellungen des Systems.

6. Wenn Sie angerufen werden

Jedes Gespräch beginnt mit dem Hinweis, dass hier ein automatischer Dienst anruft. Sie können jederzeit verlangen, mit einem Menschen zu sprechen; der Fall wird dann an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter des Pflegedienstes übergeben.

Sie können ebenso verlangen, künftig nicht mehr automatisch angerufen zu werden. Sagen Sie es im Gespräch oder teilen Sie es Ihrem Pflegedienst mit — Ihre Rufnummer wird dann für automatische Anrufe gesperrt.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Richten Sie diese Rechte gegen den Verantwortlichen nach Abschnitt 1 — für Anrufdaten also gegen Ihren Pflegedienst.

Unabhängig davon können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für die IDentity Center GmbH ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.

8. Änderungen

Diese Erklärung gilt ab dem 13. Oktober 2026. Ändert sich der Dienst oder die Rechtslage, passen wir sie an.